Fahrtkostenabrechnung Betrug bei Reisekosten: So schützen sich Arbeitgeber

Wer bei seinem Arbeitgeber falsche Fahrtkostenabrechnungen einreicht, riskiert harsche arbeitsrechtliche Konsequenzen. Doch die Kontrollen sind lax, zeigt eine aktuelle Studie. Wie Unternehmen ihr Reisekostenmanagement verbessern können.

Von Harald Czycholl

Ob beim Dienstwagen oder bei einer Geschäftsreise – wer im Rahmen seiner Berufstätigkeit viel reist, muss meist die anfallenden Kosten für Benzin und auch Hotelübernachtungen und Bewirtungen aus eigener Tasche vorstrecken. Mit den Quittungen und Kilometergeldabrechnungen geht man anschließend zu seinem Arbeitgeber und lässt sich die Kosten erstatten. Eine Praxis, an der nichts weiter auszusetzen wäre – würde sich nicht der eine oder andere Mitarbeiter damit ein kleines Zubrot verdienen. Immerhin ist die Versuchung groß, frisierte Abrechnungen vorzulegen oder auch private Reisekosten auf den Arbeitgeber abzuwälzen.

Das Risiko erwischt zu werden ist jedenfalls relativ gering, zeigt eine Studie des Softwareanbieters SAP Concur. Demnach zweifeln mehr als die Hälfte der europäischen Unternehmen (56 Prozent) Fahrtkostenabrechnungen nur selten oder gar nicht an. Gerade einmal 13 Prozent hinterfragen eingereichte Fahrtkosten regelmäßig und 31 Prozent gelegentlich. Dass gerade größere Unternehmen nicht jede von den Mitarbeitern eingereichte Abrechnung überprüfen können, liegt auf der Hand. "Die nachträgliche Prüfung konzentriert sich oft nur auf Stichproben", sagt Peter Lotz, Rechtsanwalt und Partner in der Kanzlei Mayrfeld LLP in Frankfurt. Der Grund: Die klassische, papierbasierte Prüfung ist zeitaufwändig und damit kostenintensiv.

Grundsätzlich lassen sich verschiedene Arten von Fahrtkosten unterscheiden. So können Kraftstoffkosten für Dienstwagen mithilfe von Tankkarten vergleichsweise sicher vor Manipulation gehandhabt werden, weil bei jedem Tankvorgang auch der Kilometerstand des Fahrzeugs angegeben werden muss. Ist dieser nicht plausibel – etwa mit der Karte zwischendurch ein privates Fahrzeug betankt wurde – fällt das relativ schnell auf. Bei Kosten für dienstliche Fahrten mit dem Privatauto, Bahnfahrten und Flugreisen bleibt dagegen meist nur die Kontrolle durch den Vorgesetzten, um Manipulation sicher auszuschließen. "Erstattungen sollten nur gewährt werden, wenn die Belege im Original vollständig eingereicht wurden", betont Regina Glaser, Rechtsanwältin und Partnerin in der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek in Düsseldorf. "Dabei sollte es übliche Praxis sein, die Kosten nur entsprechend der eingereichten Belege zu erstatten. Dadurch minimieren sich auch die Möglichkeiten eines Betrugs."

Digitale Tools ermöglichen eine detailreichere Prüfung

Der Abrechnungsprozess müsse regelmäßig überprüft werden, um Lücken und Schlupflöcher im System frühzeitig zu erkennen, sagt Mayrfeld-Anwalt Lotz. So sei es beispielsweise empfehlenswert, dass die Reisekostenrichtlinie bereits eindeutige Vorgaben hinsichtlich Form und Inhalt der Fahrtkostenabrechnung macht. Dazu zählt etwa, ob und unter welchen Bedingungen eine vorherige Genehmigung einer Dienstreise erforderlich ist, ob der Grund der Dienstreise ausreichend dargelegt wurde oder ob nachvollziehbare inhaltliche Angaben hinsichtlich Gesprächspartnern und Ort des Termins gemacht wurden. "Dies erlaubt bereits im Vorfeld, diejenigen Abrechnungen zurückzuweisen, die diese Mindestangaben nicht enthalten", so Lotz.

Zudem sollte man sich auch auf dem sich rasant entwickelnden Markt der digitalen Tools zum Reisekostenmanagement umschauen. "Die Nutzung von automatisierten Verfahren in diesem Bereich ist jedenfalls dann sinnvoll, sobald eine kritische Masse an Abrechnungen erreicht ist", so Lotz. Wenn eine sinnvolle Prüfung der Einhaltung der Vorgaben durch manuelle Arbeit nicht mehr gewährleistet werden könne und das Unternehmen das Risiko läuft, unberechtigt geltend gemachte Kosten in erheblichem Maße zu erstatten, sollten digitale Tools zum Einsatz kommen.

Falschabrechnungen sind kein Kavaliersdelikt

So bietet beispielsweise die Concur Mobile App von SAP Concur eine GPS-basierte Lösung zur effizienteren Fahrtkostenabrechnung: Die gefahrene Reisestrecke wird einfach per GPS aufgezeichnet, anschließend wird dann anhand einer zuvor definierten Kilometerpauschale eine automatisierte Fahrtkostenabrechnung erstellt. Geschäftsreisende können die GPS-Funktion entweder manuell starten oder so einstellen, dass diese während ihrer Arbeitszeiten alle gefahrenen Kilometer automatisch erfasst. Bei größeren Unternehmen muss bei Implementierung eines solchen Systems allerdings der Betriebsrat eingebunden werden, gibt Arbeitsrechtsexpertin Glaser zu bedenken. Da GPS-Überwachung via App der Überwachung des Verhaltens des Arbeitnehmers dient, "hat der Betriebsrat hier ein Mitbestimmungsrecht", so die Expertin. Daneben müssten auch die datenschutzrechtlichen Vorgaben zwingend eingehalten werden.

Egal wie man die Fahrtkosten abrechnet, den Mitarbeitern muss unmissverständlich klar sein, dass es kein Kavaliersdelikt ist, mutwillig falsche Abrechnungen einzureichen. "Falsche Spesenabrechnungen – auch falsche Fahrtkostenabrechnungen – werden allgemein als Spesenbetrug bezeichnet. Damit hat man den strafrechtlichen Kern der Handlung sprachlich schon gut erfasst", erklärt Mayrfeld-Anwalt Lotz. "Ein strafbarer Betrug kann auch arbeitsrechtliche Konsequenzen haben."

Bei Verstößen sind arbeitsrechtliche Maßnahmen geboten

Ungenaue Vorgaben des Arbeitgebers und lückenhafte Kontrollen würden die Versuchung zur Ausnutzung möglicher Schlupflöcher erhöhen, sagt Lotz. Zur effektiven Sensibilisierung sollten die Mitarbeiter nicht nur über die Abrechnung von Fahrtkosten genau aufgeklärt und geschult werden. Letztlich werde man auch durch strengere Kontrollen von Abrechnungen den Ernst des Themas unterstreichen müssen: "Die Motivation des Spesenbetrügers ist der des Falschparkers in gewisser Weise ähnlich: beide glauben daran, nicht erwischt zu werden", so Lotz.

Schon um die Sensibilität für dieses Thema zu stärken, sollten daher bei Falschabrechnungen in jedem Fall arbeitsrechtliche Maßnahmen ergriffen werden. Die meisten Unternehmen dürften hier zum Mittel der Abmahnung greifen, im Wiederholungsfall oder bei einem erheblichen Vertrauensverlust kommt aber auch eine Kündigung in Betracht. Diese unterliegt jedoch strengen Voraussetzungen. "Dem Arbeitgeber sollte dabei bewusst sein, dass er die Beweislast dafür trägt, dass der Arbeitnehmer vorsätzlich handelte", sagt Heuking-Anwältin Glaser. "Es ist daher zu empfehlen, alles genau zu dokumentieren, um vor Gericht der Beweislast zu genügen."